7月15日，秦皇島市一建建設(shè)集團(tuán)有限公司總經(jīng)理助理劉國(guó)忠來到秦皇島市城建檔案館，查看所需9個(gè)項(xiàng)目的工程檔案。“不到兩小時(shí)就把9個(gè)項(xiàng)目的檔案查完，拿到所需資料，比以前快多了。”劉國(guó)忠說。

最近，劉國(guó)忠需要整理公司19個(gè)歷史項(xiàng)目的資料，其中9個(gè)項(xiàng)目資料不全，需要去秦皇島市城建檔案館查閱。

“我昨天給檔案館打電話，工作人員告訴我今天帶著公司委托證明、項(xiàng)目合同、身份證就能直接查。”劉國(guó)忠說，他需要查找的資料包含施工許可證、地質(zhì)勘查報(bào)告、施工圖審查報(bào)告、竣工驗(yàn)收備案表等。如果不在城建檔案館查詢，就需要分別找當(dāng)初項(xiàng)目的建設(shè)單位、監(jiān)理單位、圖審單位、地勘單位等進(jìn)行查詢，工作量極大。

據(jù)了解，城建檔案不僅是記錄城市發(fā)展的手段和工具，在城市建設(shè)、房產(chǎn)糾紛、歷史編制、科學(xué)研究、房屋普查等方面都有其作用，城市的災(zāi)后重建、城市擴(kuò)展等都要利用城建檔案來更好地完成工作。此次劉國(guó)忠能快速查詢到所需資料，得益于秦皇島市城建檔案館進(jìn)行的檔案數(shù)字化升級(jí)。

“我們館從2014年開始進(jìn)行檔案數(shù)字化建設(shè)，從當(dāng)年至今的所有入館檔案都有電子版。”秦皇島市城建檔案館管理科科長(zhǎng)陳紅說，該館近年根據(jù)民生高頻需求，梳理群眾查詢較多的檔案類型，對(duì)2014年前只有紙質(zhì)檔案的項(xiàng)目，有針對(duì)性地進(jìn)行整理和數(shù)字化歸檔，擴(kuò)大電子檔案可查詢范圍。去年，該館對(duì)檔案數(shù)字化平臺(tái)進(jìn)行升級(jí)，目前可通過各級(jí)目錄檢索、綜合檢索、地圖等方式進(jìn)行查檔，同時(shí)提供智能分詞檢索，提高檢索便捷度和準(zhǔn)確性。

“單級(jí)目錄檢索是以項(xiàng)目級(jí)、工程級(jí)、案卷級(jí)、內(nèi)容級(jí)各自為檢索條件進(jìn)行橫向檢索。綜合檢索是以項(xiàng)目級(jí)、工程級(jí)、案卷級(jí)和內(nèi)容級(jí)中所包含的所有信息為檢索條件，實(shí)現(xiàn)跨級(jí)縱向檢索。地圖查檔支持在地圖中框選區(qū)域進(jìn)行查檔。劉國(guó)忠所需材料能很快找全，就是因?yàn)槠脚_(tái)升級(jí)后查詢更方便了。”陳紅在幫劉國(guó)忠整理完資料后說，平臺(tái)升級(jí)后，不僅方便企業(yè)和個(gè)人進(jìn)行查詢，還有利于企業(yè)減少部分工程踏勘工作，減輕企業(yè)負(fù)擔(dān)，為秦皇島市營(yíng)造更加良好的營(yíng)商環(huán)境。

如何確保城建檔案內(nèi)容齊全，讓群眾可以查詢到更多信息？

“這需要在檔案入館前就著手準(zhǔn)備。”陳紅說，為避免建設(shè)單位檔案歸檔不規(guī)范，檔案館靠前服務(wù)，在工程開工審批階段提前介入，派專員與建設(shè)方、施工方、監(jiān)理方對(duì)接，列出詳細(xì)的檔案歸檔清單，明確哪些材料必須留存、如何規(guī)范填寫、電子版與紙質(zhì)版如何對(duì)應(yīng)。在重點(diǎn)項(xiàng)目施工關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)，專員還會(huì)到現(xiàn)場(chǎng)蹲點(diǎn)，比如在地基驗(yàn)收時(shí)提醒留存地基驗(yàn)槽記錄、隱蔽工程驗(yàn)收記錄等重要資料，在主體封頂時(shí)指導(dǎo)施工方整理檢測(cè)報(bào)告原件等各種材料，確保每一份關(guān)鍵材料不缺失。同時(shí)減少企業(yè)整理材料所耗費(fèi)的人力、物力，幫企業(yè)減負(fù)。

“從‘事后補(bǔ)’到‘事前管’，從‘群眾跑’到‘我們跑’，說到底都是為了讓檔案真正服務(wù)群眾、服務(wù)企業(yè)、服務(wù)城市。”秦皇島市城建檔案館館長(zhǎng)趙菁潔說，將城建檔案數(shù)字化、建設(shè)搜索平臺(tái)、實(shí)施提前介入服務(wù)，就是要讓檔案能查快查，并從源頭上保證檔案系統(tǒng)齊全，利民利企，營(yíng)造良好營(yíng)商環(huán)境。